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Debido al contexto de crisis económica actual, puede que en los próximos meses se produzcan impagados. Para no perder oportunidades de cobro o recuperación parcial del crédito, prepare un protocolo de actuación…

Para que prospere una reclamación de deuda, además de estar bien fundamentada, es importante –entre otros aspectos– dirigirla a la persona adecuada y valorar las posibilidades de cobro antes de incurrir en gastos. Si se produce un impagado y la deuda está clara, se puede tener la tentación de iniciar un monitorio, ya que no requiere abogado ni procurador. Sin embargo, en caso de que el deudor se oponga, el proceso se convertirá automáticamente en uno “normal” y, si no tiene bien preparada la reclamación y las pruebas, puede no salirle como espera. Por ello, ante un impago es mejor no ser impulsivo y actuar de forma ordenada. Así podrá asegurarse de que cada paso que dé le sirva para tener más garantías de cobro.

El primer paso, antes incluso de que se produzca el impagado, es llevar un estricto orden en su documentación, tanto la que elabora usted (facturas, albaranes…) como la que recibe de clientes y proveedores (encargos, presupuestos…). Toda la documentación debe estar correctamente archivada para que pueda accederse a ella de forma fácil y rápida.

Informe a sus trabajadores que ante cualquier impagado se activará automáticamente el protocolo y que deberán seguir uno por uno los pasos que se indican en él.

Primer paso

Asegúrese de disponer de toda la documentación que justifica la deuda, haga un listado de las personas que puedan corroborarla (por ejemplo, el transportista que entregó la mercancía) y analícela para confirmar que es correcta y que no hay errores que deba corregir. Por ejemplo, asegúrese de los siguientes puntos:

• Que la factura impagada es la definitiva y no una proforma, en cuyo caso habrá que emitir y enviar la definitiva.
• Que tiene el albarán correctamente cumplimentado y firmado por el receptor.
• Que no existen quejas del cliente sobre la mercancía o devoluciones. Si las hay, conserve los e-mails con el cliente que acreditan que respondió a esas quejas. De lo contrario, podría oponerse a su reclamación afirmando que usted no subsanó las deficiencias o no aclaró sus dudas.

Segundo paso

Confirme la solvencia del deudor para valorar la viabilidad de una reclamación verificando que no haya presentado concurso de acreedores o con un informe de solvencia, para no incurrir en gastos de reclamación en caso de que se pueda prever que las posibilidades de recobro serán nulas.

Tercer paso

Establezca unas reclamaciones previas “amistosas”. Por ejemplo, primero un e-mail y después un burofax, como forma de reclamación fehaciente, dando la oportunidad de solucionar el impagado. Si nada funciona, elabore un dossier con toda la documentación y remítalo a su asesoría jurídica para una reclamación judicial.

Cuarto paso

En paralelo, desde el primer momento del impago, avise a su asesoría para recuperar el IVA y el Impuesto sobre Sociedades de las facturas impagadas.