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Uno de sus trabajadores utiliza su vehículo personal para ir a visitar a clientes y usted le compensa pagándole 0,19 euros por cada kilómetro recorrido. Recuerde que la exención en el IRPF de dicho concepto ha aumentado.

Gastos de locomoción

Su empresa tiene algún trabajador que utiliza su propio vehículo para desplazarse por motivos laborales (yendo a visitar a clientes, a proveedores, a la Administración…).  Pues bien, si le paga el kilometraje, recuerde que, desde julio de 2023, la exención aplicable en el IRPF y en la Seguridad Social se ha incrementado de 0,19 a 0,26 euros por kilómetro recorrido. En estos casos, también están exentos los gastos de peaje y de aparcamiento.

Para que esta exención sea aplicable, se deben cumplir los siguientes requisitos:

• El desplazamiento del trabajador se debe realizar por motivos laborales; es decir, para ir a desempeñar su trabajo fuera de la fábrica, taller, oficina o centro de trabajo habitual.  Así pues, la exención no se aplica si le abona el kilometraje derivado de los trayectos desde su domicilio hasta su centro de trabajo.
• El desplazamiento puede producirse en el mismo municipio al del domicilio y del centro de trabajo, o bien en uno diferente. Ello, a diferencia de lo que ocurre con las dietas o gastos de manutención, en cuyo caso se exige que los gastos se produzcan en un municipio distinto al de estos dos lugares.

Si su empleado utiliza transporte público en este tipo de desplazamientos laborales, los gastos de locomoción que abone estarán exentos en su totalidad, siempre que su importe se justifique mediante factura o documento equivalente.

En la práctica

Caso 1: pagaba más de 0,19

Si antes de este cambio legal su empresa venía pagando una cuantía superior a 0,19 pero no superior a 0,26 euros, obtendrá un ahorro en sus cotizaciones (y el afectado un ahorro en su IRPF). Por ejemplo, si tiene un trabajador que se desplaza unos 1.000 kilómetros al mes y al que usted le pagaba 0,26 euros por kilómetro, dejará de cotizar por 70 euros al mes (1.000 × 0,07 euros, que es la diferencia entre 0,19 y 0,26), y ello le generará un ahorro aproximado de 23 euros al mes (70 euros × 33% de cotizaciones).

Caso 2: el convenio prevé 0,19

La mayoría de los convenios colectivos son anteriores a este aumento de la exención. En consecuencia, muchos convenios sólo obligan a pagar 0,19 euros por kilómetro recorrido (o 0,21 o 0,23 euros, por ejemplo). Si este es el caso de su empresa, tenga en cuenta lo siguiente:

• Su empresa seguirá obligada a pagar solamente 0,19 euros por cada kilómetro recorrido (o la cuantía que venga determinada por el convenio que sea de aplicación).
• Es decir, aunque la exención en IRPF y en la Seguridad Social haya aumentado, ello no implica que su empresa quede obligada a pagar una cuantía superior a la fijada en su convenio o a la que venía abonando (una cosa es la exención y otra distinta la cuantía que su empresa debe pagar por convenio).

Caso 3: si paga más

Si su empresa abona una cuantía superior a los 0,26 euros por kilómetro recorrido, el exceso sobre esa cuantía quedará sujeto al IRPF y deberá cotizar a la Seguridad Social (si la base de cotización del trabajador no supera la base máxima).  En caso de que su empresa no practique retención sobre el exceso, Hacienda podrá reclamarle que regularice las retenciones satisfechas, pudiéndole imponer una sanción de, como mínimo, el 50% de las cuantías que haya dejado de ingresar.

La exención del kilometraje ha aumentado hasta los 0,26 euros por kilómetro. Si su convenio le obliga a pagar un importe superior a dicho límite, recuerde que el exceso quedará sujeto a IRPF.