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En el mes de enero, ofrezca a sus trabajadores la posibilidad de rellenar un nuevo modelo 145 para indicar si sus circunstancias familiares o personales han cambiado y es preciso modificar el tipo de retención aplicado sobre sus nóminas.

Retención a los trabajadores

Al contratar a un nuevo empleado, es importante que su empresa le haga cumplimentar el modelo 145, de forma que dicho trabajador informe de su situación personal y familiar, para calcular el tipo de retención que le corresponde.

No obstante, si después se producen cambios en la situación personal y familiar del trabajador y éste los comunica a la empresa, dicho tipo de retención deberá modificarse. Por tanto, es conveniente que en enero de cada año vuelva a ofrecer a sus empleados la posibilidad de rellenar un nuevo modelo 145 informando de los cambios producidos en el año anterior y que todavía no hayan comunicado.

A estos efectos, recuerde algunas de las circunstancias personales y familiares que permiten a los trabajadores tributar menos en su IRPF y que, por tanto, influyen en el tipo de retención que les es aplicable:

• El número de descendientes o sus circunstancias personales (discapacidad), en la medida en que ello influye en el mínimo personal y familiar aplicable en su IRPF.
• La obligación de satisfacer una pensión compensatoriaal cónyuge, o anualidades por alimentos a favor de los hijos, lo que permite disfrutar de ciertas reducciones.
• Otras circunstancias que pueden afectar a la retención son que el cónyuge no perciba rentas anualesno exentas superiores a 1.500 euros, tener ascendentes a cargo, o aplicar la deducción por compra de vivienda habitual y tener unas retribuciones del trabajo inferiores a 33.007,20 euros.

Si el trabajador no quiere revelar su situación personal (ni en el momento de ser contratado, ni más adelante) y no presenta el modelo 145, su empresa deberá calcular su tipo de retención como si fuese soltero y sin cargas familiares ni de otro tipo (es decir, como si no tuviese derecho a ningún incentivo en el IRPF).

A tener en cuenta

Ofrecer a sus trabajadores la posibilidad de presentar el modelo 145 cada mes de enero es beneficioso para todos:

• Para su empresa, ello permitirá que haya menos empleados que le comuniquen los cambios que tuvieron lugar en el año anterior en otro momento (por ejemplo, a mitad de año, lo cual le obligaría a recalcular el tipo de retención establecido en enero).
• Para los trabajadores, si los cambios comunicados en el modelo 145 suponen un menor tipo de retención, ello les permitirá recibir un mayor neto cada mes; y si suponen un aumento, evitarán las sanciones que les puede imponer Hacienda por no comunicar dichos cambios.

Si alguno de sus empleados incluye datos incorrectos con el fin de soportar una menor retención (por ejemplo, declarando que el cónyuge no obtiene rentas, o que tienen ascendientes a su cargo sin ser cierto), será él –y no la empresa– el responsable frente a Hacienda.  Si el trabajador está obligado a presentar la declaración del IRPF, Hacienda le puede imponer una sanción del 35% de las cantidades no retenidas (del 150% si no está obligado).

Calcule siempre la retención según los datos facilitados por sus empleados (incluso aunque sepa que son incorrectos), y conserve el modelo 145 firmado. Así, en caso de comprobación, su empresa podrá acreditar que ha actuado correctamente.

Conserve los modelos 145 presentados por los trabajadores y calcule las retenciones según los datos consignados por éstos. Son los trabajadores quienes responden frente a Hacienda por las inexactitudes que cometan al cumplimentar dicho modelo.