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14/03/2023
Un canal de denuncias en su empresa

Ya está en vigor la ley que obliga a las empresas con 50 o más trabajadores a disponer de un canal de denuncias.

El canal de denuncias es una herramienta que permite a las personas (trabajadores, colaboradores, socios…) informar, sin que sufran represalias por ello, sobre malas conductas en su empresa (ilegalidades, fraudes, acoso…). Para detectar y prevenir mejor estas prácticas quedan obligadas a implementarlo, entre otras entidades, las empresas o autónomos que tengan contratados a 50 o más trabajadores.

Se trata de establecer un Sistema de Información (por ejemplo, un buzón físico o electrónico) con las siguientes características:

  • Debe permitir la presentación de la denuncia por escrito o verbalmente (grabando o transcribiendo íntegramente la conversación), o ambas, así como la presentación de denuncias anónimas.
  • Debe asegurar la confidencialidad de las comunicaciones y proveer un acuse de recibo en el plazo máximo de siete días. A estos efectos, deberán adoptarse medidas de seguridad como las que ya se utilizan en materia de protección de datos.
  • Una vez recibida la denuncia, es preciso realizar actuaciones de investigación, mantener en un archivo privado los datos recibidos y los estudios realizados y dar una respuesta en un plazo máximo de tres meses prorrogables por otros tres, según la complejidad. Si se demuestra que los hechos podrían ser delitos, éstos deben ser denunciados ante los órganos competentes.

Además, la ley obliga a las organizaciones a difundir la existencia del canal y prohíbe tomar represalias contra el informante (despidos, degradación, medidas disciplinarias, daños en su reputación…). En caso de represalias:

  • El informante podrá recibir asesoramiento y asistencia jurídica para defenderse, e incluso ayuda financiera.
  • Se establecen sanciones con multas de entre 1.000 euros y 300.000 euros (si el infractor es persona física) o de hasta un millón de euros (si es persona jurídica).

La ley permite la recepción de información y la realización de las actuaciones de investigación mediante un canal interno (en cuyo caso se deberá nombrar a un responsable del sistema) o bien externalizando este servicio (por ejemplo, contratando los servicios de un especialista). En ambos casos, el responsable debe realizar estas tareas de forma independiente y sin consultar órdenes, y su nombramiento deberá notificarse a la Autoridad Independiente de Protección del Informante, que tiene una doble función:

  • Determinar si el hecho denunciado supone una infracción y requiere proteger al informante.
  • Y ser un sistema alternativo y externo al que se puede remitir la información (directamente o de forma complementaria al canal de denuncias de la empresa).

Las empresas deben disponer de un canal de denuncias operativo antes del 13 de junio de 2023 (o hasta el próximo 1 de diciembre de 2023 si tienen entre 50 y 249 trabajadores). Sepa que la norma ISO 37002 fija una serie de pautas para establecer un sistema de gestión de denuncias en una organización. Ello le puede resultar útil como modelo a la hora de implementar el sistema en su empresa.