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Al cerrar las cuentas del año es preciso cuadrar las entradas y salidas del almacén con las facturas emitidas y recibidas…

Existencias

Si su empresa tiene existencias, debe prestar especial atención a las entradas y salidas de mercancías al final de un ejercicio y al principio del otro, para no distorsionar el resultado. Por ejemplo:

• Las entradas de mercancías de las cuales aún no se haya recibido la correspondiente factura.
• La recepción de facturas sin entrada de la mercancía, o la existencia de mercancías que han salido sin contabilizarse la venta.

Si su empresa se limita a contabilizar las facturas emitidas y recibidas y la variación de existencias, puede que el resultado contable no sea el correcto.  Por ejemplo, si no contabiliza la compra de una entrada de mercancías de 5.000 euros que se produjo en diciembre (porque todavía no dispone de factura) pero sí contabiliza el ingreso por variación de existencias, declarará más beneficio del debido.

Contabilización correcta

No basta, por tanto, con contabilizar las operaciones según las facturas disponibles. Si tiene salidas de almacén no facturadas o entradas por las que no ha recibido factura, deberá contabilizar igualmente las ventas y las compras en el año en que se hayan producido. Para ello, emplee las cuentas de clientes y proveedores por facturas pendientes de formalizar (cuentas 4309 y 4009).

Las diferencias entre las entradas y salidas del almacén y las facturas pueden originarse también por mercancías en tránsito:

• Puede suceder que su empresa haya enviado mercancías que todavía no hayan llegado al cliente y que, en función de las condiciones de venta acordadas, todavía sean de su propiedad.
• O que haya adquirido la propiedad de mercancías que a 31 de diciembre todavía no estén en su almacén. Estas mercancías también deben tenerse en cuenta en la variación de existencias.

Ejemplo

Su empresa vendió productos a un cliente de Nueva Zelanda y pactó que la transmisión de la propiedad se produciría al entregarlos en dicho país.

Pues bien, si las mercancías salieron del almacén en diciembre pero se entregaron en enero, deberá contabilizar la venta en enero y a 31 de diciembre computar las mercancías como existencias.

Si existen mercancías en tránsito, verifique las condiciones del contrato de transmisión y contabilice la operación cuando se haya transmitido la propiedad de los bienes.