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Una factura es el documento que incluye toda la información de una operación mercantil de compraventa de bienes o de prestación de servicios y que usted debe entregar a su cliente para el cobro del producto vendido o del servicio prestado.

Todos los empresarios o profesionales tienen obligación de expedir y entregar una factura u otros justificantes por las operaciones que realizan en el desarrollo de su actividad empresarial o profesional.

Están obligados a expedir factura y copia de esta:

• Los sujetos pasivos del IVA , incluso los acogidos a los regímenes especiales del IVA.
• Los contribuyentes del IRPF que obtienen rendimientos de actividades económicas que están acogidos al método de estimación directa, con independencia del régimen al que estén acogidos en el IVA o al método de estimación objetiva, si determinan su rendimiento neto en función del volumen de ingresos.

Los destinatarios de una operación acogida al régimen especial de agricultura, ganadería y pesca cumplen con la obligación de facturación mediante la expedición de un recibo.

Se debe expedir factura cuando se realicen las siguientes operaciones:

• Entregas de bienes y prestaciones de servicios que realizan en el desarrollo de su actividad, incluidas las no sujetas y las sujetas pero exentas del IVA.
• Pagos recibidos con anterioridad a la realización de las entregas de bienes o prestaciones de servicios -anticipos o pagos a cuenta-.
• Aquellas en las que el destinatario es un empresario o profesional que actúa como tal, con independencia del régimen de tributación al que se encuentra acogido el empresario o profesional que la realiza.
• Aquellas en las que el destinatario lo exige.
• Entregas intracomunitarias exentas.
• Ventas a distancia intracomunitarias de bienes cuando el territorio de aplicación del impuesto sea el lugar de llegada de la expedición o del transporte con destino al cliente, salvo cuando les resulte aplicable el régimen especial al que se refiere la sección 3.ª del capítulo XI del título IX de la LIVA.
• Exportaciones exentas. No debe expedirse factura en las realizadas por tiendas libres de impuestos.Entregas de bienes que deben instalarse o montarse antes de su puesta a disposición, si la instalación se ultima en España e implica la inmovilización de los bienes.
• Cuando los destinatarios sean Administraciones Públicas o personas jurídicas que no actúan como empresarios o profesionales, con independencia de que se encuentren establecidas en España o no.

Los empresarios o profesionales no tienen la obligación de expedir factura por las operaciones siguientes:

• Operaciones exentas del IVA, salvo que se trate, entre otras de: servicios sanitarios, médicos y asistenciales, entregas de terrenos y edificaciones......
• Operaciones que realizan en el desarrollo de sus actividades a las que resulta de aplicación el régimen de equivalencia (salvo en caso de entrega de inmuebles en las que han renunciado a la exención); el simplificado (salvo que las cuotas devengadas se determinan en atención al volumen de ingresos o se trate de transmisiones de activos fijos) o el régimen de agricultura, ganadería y pesca, con algunas excepciones. Deben expedir factura si tributan en el IRPF por el método de estimación directa.
• Operaciones autorizadas por el Departamento de Gestión Tributaria de la AEAT en relación con sectores empresariales o profesionales o empresas determinadas, para evitar perturbaciones en el desarrollo de las actividades empresariales o profesionales.

Todas las facturas y sus copias deben contener los datos siguientes:

1.Número y serie. La numeración dentro de cada serie es correlativa.

2.Datos del emisor y del receptor:

• Nombre y apellidos razón o denominación social completa del obligado a expedir factura y del destinatario de las operaciones.

• NIF de la empresa.
• NIF del destinatario en los siguientes casos:
  • entregas intracomunitarias exentas;
  • operaciones en las que el destinatario es el sujeto pasivo del IVA;
  • operaciones que se entienden realizadas en España y en las que el empresario o profesional obligado a expedir la factura se considera establecido en ese territorio.

• Domicilio del obligado a expedir factura y del destinatario de las operaciones. Si alguno de ellos dispone de varios lugares fijos de negocio, debe indicarse la ubicación de la sede de actividad o establecimiento al que se refieren las operaciones, si esta información es relevante para determinar su régimen de tributación.

3.Descripción de la operación.

4.Base imponible. Deben consignarse todos los datos necesarios para determinar la base imponible del IVA y su importe. Debe incluirse el precio unitario sin impuesto de las operaciones y los descuentos o rebajas no incluidos en el precio unitario.

5.Tipo impositivo.

6.Cuota que se repercute. Debe consignarse por separado.

7.Fecha de expedición de la factura.

8.Fecha en la que se han efectuado las operaciones o en que se ha recibido el pago anticipado.Debe indicarse si se trata de una fecha distinta a la de expedición de la factura.

Por ejemplo, si la empresa emite las facturas una vez al mes, la fecha de expedición no coincide con la de la operación, por ello también debe incluirse esta última. 

Hay algunos datos adicionales que deben incluirse en las facturas de las operaciones siguientes:

• Operaciones exentas del IVA:
  • referencia a las disposiciones correspondientes de la LIVA o de la directiva relativa al sistema común del IVA (Dir 2006/112/CE);
  • indicación de que la operación está exenta.

• Entregas intracomunitarias de medios de transporte nuevos exentas.
  • características de los medios de transporte;
  • fecha de su primera puesta en servicio;
  • distancias recorridas u horas de navegación o vuelo realizadas hasta su entrega.

• Operaciones en las que el destinatario expide la factura: mención: «facturación por el destinatario».

• Operaciones en las que el sujeto pasivo es el destinatario de la operación y debe autorrepercutirse el IVA: mención «inversión del sujeto pasivo».

• Operaciones en las que resultan de aplicación ciertos regímenes especiales.
  • mención «régimen especial de las agencias de viajes»;
  • mención «régimen especial de los bienes usados», «régimen especial de los objetos de arte» o «régimen especial de las antigüedades y objetos de colección»;
  • mención «régimen especial del criterio de caja».

• Varias operaciones en la misma factura. Debe especificarse por separado la parte de base imponible correspondiente a cada operación cuando en una misma factura se incluyen operaciones:
  • exentas y no exentas del IVA;
  • en las que el sujeto pasivo del IVA es su destinatario y en las que no lo es;
  • sujetas a diferentes tipos del IVA.

En general, en toda factura de venta debe incluirse el IVA repercutido al cliente, dependiendo del bien o servicio prestado.

Sin embargo, no debe incluir IVA en sus facturas si su empresa se dedica, por ejemplo, a la asistencia sanitaria, social, educación, seguros, arrendamientos de vivienda…… o si las entregas de bienes y prestaciones de servicios con fines de promoción.

Si su empresa está dada de alta en las secciones 2ª (actividades profesionales) o 3ª (actividades artísticas) del IAE, usted está obligado a retener el IRPF en sus facturas (salvo que estas vayan dirigidas a particulares).

Puede emitirse factura simplificada cuando el importe de la factura:

• Sea inferior o igual a 400 euros (IVA incluido).
• Sea inferior o igual a 3.000 euros (IVA incluido), y se trate de, entre otras, ventas al por menor, servicios de hostelería y restauración, servicios a domicilio, transportes de personas, peluquerías e institutos de belleza, uso de instalaciones deportivas, servicios fotográficos, aparcamiento y estacionamiento de vehículos, servicios de tintorería y lavandería, autopistas de peaje….

No puede expedirse factura simplificada en las siguientes operaciones:

• Entregas intracomunitarias de bienes exentas.
• Ventas a distancia intracomunitarias de bienes cuando dicho territorio sea el lugar de llegada de la expedición o del transporte con destino al cliente, salvo cuando les resulte aplicable el régimen especial al que se refiere la sección 3.ª del capítulo XI del título IX de la LIVA.
• Entregas de bienes o prestaciones de servicios a que se refiere el Rgto Fac art.2.3.b.b´.
• Entregas de bienes o prestaciones de servicios que se entienden realizadas en el territorio de aplicación del IVA, si el proveedor del bien o prestador del servicio no se encuentra establecido en este territorio y se cumplen estos dos requisitos:
  • el sujeto pasivo es el destinatario para quien se realice la operación sujeta al IVA;
  • este destinatario expide la factura.

La factura simplificada debe incluir:

• Número y serie. La numeración dentro de cada serie es correlativa.
• Fecha de expedición de la factura.
• Fecha en que se han efectuado las operaciones o en que se ha recibido el pago anticipado, si se trata de una fecha distinta a la de expedición de la factura.
• Datos del emisor (NIF, nombre y apellidos, razón o denominación social completa).
• Descripción de la operación.Identificación del tipo de bienes entregados o de los servicios prestados.
• Tipo impositivo.Opcionalmente, también la expresión «IVA incluido».
• Base imponible.Si una misma factura comprende operaciones sujetas a diferentes tipos impositivos debe especificarse por separado la parte de base imponible de cada operación.
• Contraprestación total.
• Referencia expresa a la factura que se rectifica y a las especificaciones que se modifican, si es factura rectificativa.
• Las menciones referidas para la factura ordinaria como datos adicionales.
• Los siguientes datos a efectos de ejercitar el derecho a la deducción del IVA, si el destinatario de la operación es un empresario o profesional y así lo exige:
  • NIF del destinatario atribuido por la Administración Tributaria española o por la de otro Estado miembro de la UE;
  • domicilio del destinatario de la operación;
  • cuota tributaria que se repercute, que debe consignarse por separado.

• Los datos del apartado anterior si el destinatario de la operación no es un empresario o profesional pero lo exige para el ejercicio de cualquier derecho de naturaleza tributaria.

La factura recapitulativa es aquella factura que incluye distintas operaciones realizadas para un mismo destinatario en distintas fechas pero dentro de un mismo mes natural.

Debe expedirse factura rectificativa cuando:

• Se ha omitido algún dato o la factura original no cumple alguno de los requisitos exigidos.
• Las cuotas impositivas repercutidas se han determinado incorrectamente.
• La base imponible del IVA debe modificarse.

Debe expedirse factura rectificativa, por ejemplo, cuando:

- Al NIF incluido en la factura expedida le falta un número.

- El precio unitario del producto difiere en 1 euro del que previamente se había acordado.

- Su empresa ha acordado con un cliente un descuento si durante un año superan 6.000 euros de compras. Si el cliente cumple con ese volumen de compra, debe aplicar el descuento por lo que ha de modificarse la base imponible y rectificar la cuota repercutida.

La factura rectificativa debe emitirse con una serie específica.Debe tener el siguiente contenido:

• Factura completa rectificativa:
  • los datos relativos al tipo impositivo, la descripción de las operaciones -deben consignarse los datos necesarios para la determinación de la base imponible- y la cuota tributaria repercutida deben expresar la rectificación efectuada;
  • estos dos últimos datos se pueden consignar indicando directamente el importe de la rectificación, con independencia de su signo, o tal y como quedan tras la rectificación efectuada, señalando el importe de esa rectificación.

• Factura simplificada rectificativa: los datos relativos al tipo impositivo aplicado, a la contraprestación total, así como a la cuota tributaria repercutida, se pueden consignar indicando directamente el importe de la rectificación, o tal y como quedan tras la rectificación efectuada, señalando el importe de esa rectificación.
• Datos identificativos de la factura rectificada:
  • si se rectifican varias facturas en una única factura rectificativa, deben identificarse todas las facturas rectificadas;
  • si la modificación de la base imponible se originó por la concesión de descuentos o bonificaciones por volumen de operaciones -rappels-, así como en los demás casos autorizados por el Departamento de Gestión Tributaria de la AEAT, no es necesaria esta identificación.

• Fecha de expedición de la factura rectificada.

Es un documento en el que se detallan todas las condiciones de una venta o prestación de servicios, es una especie de borrador de la factura final si se lleva a término la operación. 

Son habituales en el comercio internacional.

Deben contener los mismos datos que las facturas ordinarias, salvo el número, ya que este se asigna cuando la factura pasa a ser definitiva.

Debe indicarse que se trata de una factura proforma.

No son facturas que deban contabilizarse y no tienen validez fiscal.

Los empresarios y profesionales o sujetos pasivos solo pueden expedir un original de cada factura, pero pueden emitir duplicados de los originales si en una misma entrega de bienes o prestación de servicios concurren varios destinatarios o si se pierde el original por cualquier causa

Los duplicados tienen la misma eficacia que los correspondientes documentos originales.

En cada ejemplar duplicado tiene que constar la expresión «duplicado».

Las facturas las puede emitir el empresario o profesional, un tercero o el propio destinatario.

Aunque se emitan por un tercero o el destinatario, el expedidor y responsable del cumplimiento de la obligación, sigue siendo el empresario o profesional que realiza la operación. Para que el destinatario pueda emitir facturas deben cumplirse los siguientes requisitos:

• El empresario o profesional que realiza las operaciones autoriza al destinatario la expedición de las facturas y debe aceptar cada factura.
• El destinatario de las operaciones debe remitir una copia de las facturas al empresario o profesional que las realizó.
• El destinatario debe expedir las facturas en nombre y por cuenta del empresario o profesional que ha realizado las operaciones.

Las facturas pueden expedirse por cualquier medio, en papel o en formato electrónico, si el destinatario ha dado su consentimiento.

El medio utilizado debe permitir al obligado a su expedición garantizar lo siguiente desde su fecha de expedición y durante todo el periodo de conservación:

• la autenticidad de su origen: identidad del obligado a su expedición y del emisor;
• la integridad de su contenido: que éste no ha sido modificado;
• su legibilidad.

El obligado a la expedición de la factura puede utilizar cualquier medio de prueba admitido en Derecho para garantizar la autenticidad del origen y la integridad del contenido de la factura.

1.El plazo para la expedición de las facturas ordinarias o simplificadas es el siguiente:

• Regla general: en el momento de realizarse la operación. Si el destinatario es un empresario o profesional que actúa como tal: antes del día 16 del mes siguiente a aquél en que se ha producido el devengo del IVA de la operación.
• Entregas intracomunitarias de bienes exentas que no son operaciones de tracto sucesivo o continuado: antes del día 16 del mes siguiente a aquel en que se inicia la expedición o el transporte de los bienes con destino al adquirente.
• Régimen especial del criterio de caja: en el momento de realizarse la operación. Si el destinatario es un empresario o profesional que actúa como tal: antes del día 16 del mes siguiente a aquel en que se ha realizado la operación.

• Regla general: hasta el último día del mes natural en el que se ha efectuado la operación. Si el destinatario es un empresario o profesional que actúa como tal: antes del día 16 del mes siguiente a aquel en el que se ha realizado la operación.
• Entregas intracomunitarias de bienes exentas que no son operaciones de tracto sucesivo o continuado: antes del día 16 del mes siguiente a aquel en que se ha iniciado la expedición o el transporte de los bienes con destino al adquirente.

Una empresa dedicada a la venta de equipos informáticos ha realizado diversas operaciones para la empresa Z en las siguientes fechas: 1-10-N, 7-10-N, 20-10-N y 29-10-N. Su período de liquidación es trimestral. En este supuesto, la factura recapitulativa debe expedirse como máximo el día 16-11-N.

3. El obligado a expedir la factura rectificativa debe hacerlo:

• Tan pronto como tiene constancia de las circunstancias que obligan a su expedición.
• En el plazo de 4 años a partir del momento en el que se devengó el IVA o se produjeron las circunstancias que dan lugar a la modificación de la base imponible del impuesto.

Los obligados a la expedición de las facturas, u otra persona en su nombre, deben remitirlas a los destinatarios de las operaciones que en ellas se documentan.

La obligación de remisión de las facturas puede cumplirse por cualquier medio y, en particular, por medios electrónicos.

La obligación de remisión de las facturas debe cumplirse:

• Como regla general: en el mismo momento de su expedición;
• Si el destinatario es un empresario o profesional que actúa como tal: antes del día 16 del mes siguiente a aquél en que se haya producido el devengo del IVA correspondiente a la citada operación o en las operaciones acogidas al régimen especial del criterio de caja, antes del día 16 del mes siguiente a aquel en que se hubiera realizado la operación y en las facturas rectificativas, antes del día 16 del mes siguiente a aquel en que se hubiera expedido la factura.

Están obligados a conservar las facturas todos los empresarios o profesionales y quienes, sin tener la condición de empresarios o profesionales, son sujetos pasivos del IVA.

Los documentos que deben conservarse son los siguientes:

• Las facturas recibidas.
• Las copias o matrices de las facturas expedidas.
• Las facturas y justificantes contables expedidos si se realiza una entrega de bienes o prestación de servicios al destinatario, sujeto pasivo del impuesto.
• Los recibos del régimen especial de la agricultura, ganadería y pesca: el original por el expedidor y la copia por el titular de la explotación.
• En las importaciones, los documentos mencionados en la LIVA art.97.Uno.

Los documentos deben conservarse de la siguiente manera:

• En papel o en formato electrónico.
• Con su contenido original.
• Ordenadamente.
• De forma que el obligado a su conservación puede garantizar:
  • la autenticidad de su origen;
  • la integridad de su contenido;
  • su legibilidad;
  • el acceso a ellos por parte de la Administración Tributaria sin demora, salvo causa debidamente justificada.

• por un tercero que actúa en nombre y por cuenta del empresario o profesional o sujeto pasivo. Este último responde del cumplimiento de todas las obligaciones relativas a la conservación de facturas;
• mediante la utilización de medios electrónicos.

El Código de Comercio establece la obligación del empresario de conservar los libros, correspondencia, documentación y justificantes concernientes a su negocio, debidamente ordenados, durante el plazo de 6 años.

Por otra parte, la normativa fiscal establece que las facturas y justificantes deben conservarse durante el plazo de prescripción de las deudas tributarias (en general, 4 años).

El empresario o profesional o el sujeto pasivo obligado a conservar las facturas pueden determinar libremente el lugar de conservación. Para ello, se exige que aquel ponga la documentación o información así conservada a disposición del órgano de la Administración Tributaria que esté desarrollando una actuación dirigida a la comprobación de su situación tributaria, ante cualquier solicitud de ese órgano y sin demora justificada.

El empresario o profesional o el sujeto pasivo pueden elegir un lugar de conservación fuera de España, siempre que lo comunique con carácter previo esta circunstancia a la Administración Tributaria y utilice medios electrónicos.

Son infracciones graves:

• El incumplimiento de los requisitos relativos a expedición, remisión, rectificación y conservación de facturas (cumplimiento defectuoso, parcial o incompleto). Se sanciona con multa del 1% del importe del conjunto de las operaciones que la hayan originado.
• La falta de expedición o de conservación de facturas o justificantes (incumplimiento total). La sanción consiste en multa del 2% del importe del conjunto de las operaciones que la hayan originado. Cuando no sea posible conocer el importe de las operaciones, la sanción será de 300 euros por cada operación respecto de la que no se haya emitido o conservado la correspondiente factura.

Es infracción muy grave, la expedición de facturascon datos falsos o falseados y se sanciona con multa del 75% del importe del conjunto de las operaciones que la hayan originado.

En relación al IVA en facturas, son sancionables:

• La adquisición de bienes por los comerciantes minoristas sujetos al régimen especial de recargo de equivalencia sin que en las facturas figure expresamente consignado el recargo, a menos que el comerciante haya realizado una comunicación de ello a la Administración. Se sanciona con multa del 50% del importe del recargo de equivalencia que hubiera debido repercutirse, con un mínimo de 30 euros por cada adquisición efectuada sin la debida repercusión del recargo.
• Repercutir IVA en factura, por personas que no sean sujetos pasivos del Impuesto, de cuotas impositivas sin que se haya procedido al ingreso de las mismas. La sanción consiste en multa por el 100% de las cuotas indebidamente repercutidas, con un mínimo de 300 euros por cada factura en que se produzca la infracción.