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  • 1. Definición y tipos de certificados
  • 2. Obtención del certificado
  • 3. Extinción y suspensión de certificados
  • 4. Validación de los certificados electrónicos
Certificados electrónicos

Resumen:
Es habitual que usted o sus representantes se encuentren fuera de su negocio o centro de trabajo, por ejemplo, visitando a sus clientes, asistiendo a reuniones…, por lo que deberá gestionar su empresa a distancia. Con el objeto de que su ausencia no demore las gestiones de su empresa es importante disponer de certificados electrónicos que le permitan firmar contratos o documentos comerciales. La finalidad de esta nota práctica es la detallar todas las ventajas de estos certificados y el modo de obtenerlos.

  • 1.  Definición y tipos de certificados
  • Identificación electrónica

    La identificación electrónica es el proceso de utilizar los datos de identificación de una persona en formato electrónico que representan de manera única a una persona física o jurídica o a una persona física que representa a una persona jurídica.

    ¿Qué es un certificado electrónico?

    Es un documento firmado electrónicamente por un prestador de servicios de certificación que vincula unos datos de verificación de firma a un firmante y confirma su identidad.

    Contiene la información necesaria para identificar a su propietario: nombre, NIF, algoritmo y clave de firma, fecha de expiración y organismo expedidor.

    Ventajas de su utilización

    Las principales ventajas que conlleva el uso de certificados electrónicos son:

    • Mayor seguridad de los datos que maneja la empresa, ya que los documentos no pueden ser modificados.
    • Ahorro de tiempo y de costes:
      • No es necesaria la impresión de documentación, por lo que ahorrará en papel, tonner, gastos de envío….
      • No precisa de un lugar físico en el que almacenar la documentación.
      • Sus trabajadores o usted mismo no tendrán que dedicar tiempo gestionar la documentación física, por lo que podrán dedicar su tiempo a otras tareas.
      • La firma de contratos comerciales, de presupuestos o facturas es más rápida, al no tener que ser enviados por correo postal.
      • Evita desplazamientos.
      • Puede realizar los trámites o gestiones en cualquier momento y lugar, por lo que no tendrá que limitarlas al horario comercial o al horario de atención al público de los organismos públicos.
    Tipos de certificados

    Los certificados electrónicos pueden ser, entre otros:

    • Certificado de firma electrónica: es la declaración electrónica que vincula los datos de validación de una firma con una persona física y confirma, al menos, el nombre o el seudónimo de esa persona.
    • Sello electrónico: declaración electrónica que vincule los datos de validación de un sello con una persona jurídica y confirme el nombre de esa persona.
    • Certificado de autenticación de sitio «web»: declaración que permite autenticar un sitio web y vincula al sitio web con la persona física o jurídica a quien se ha expedido el certificado.

    Estos certificados serán cualificados cuando sean expedidos por un prestador cualificado de servicios de confianza.

  • 2.  Obtención del certificado
  • ¿Dónde se puede obtener?

    Deben ser emitidos por las autoridades de certificación, que son entidades de confianza del emisor y del receptor del mensaje. Esta confianza de ambos en una tercera parte confiable permite que cualquiera de los dos confíe a su vez en los documentos firmados por la Autoridad de Certificación, en particular, en los documentos que identifican cada clave pública con su propietario correspondiente y se denominan certificados.

    En España, la autoridad de certificación más utilizada es la FNMT (Fábrica Nacional de Moneda y Timbre).

    ¿En qué formato?

    Pueden obtenerse mediante el DNI electrónico, en soporte tarjeta o en soporte software.

    Identificación del solicitante

    La identificación de la persona física que solicite un certificado cualificado puede realizarse mediante:

    • Su personación ante los encargados de verificarla y se acreditará mediante el DNI, pasaporte u otros medios admitidos en Derecho;
    • Firma legitimada en presencia notarial; o
    • Identificación remota por vídeo. 

    Procedimiento

    El procedimiento para la obtención de un certificado electrónico depende de cada autoridad de certificación, por lo que deberá consultar la página web de la autoridad elegida.

  • a.  DNI electrónico
  • ¿Qué es el DNIe?

    Es el documento nacional de identidad permite a los españoles mayores de edad y que gocen de plena capacidad de obrar, la identificación electrónica de su titular, así como realizar la firma electrónica de documentos.

    ¿Cómo se obtiene el DNI 3.0?

    Para su expedición es imprescindible la presencia de física de la persona en cualquier comisaría de la Policía Nacional, el abono de la tasa y la presentación de los siguientes documentos:

    • Certificación literal de nacimiento expedida por el Registro Civil correspondiente.
    • Una fotografía reciente en color del rostro del solicitante, tamaño 32x26 milímetros, con fondo uniforme blanco y liso, tomada de frente con la cabeza totalmente descubierta y sin gafas de cristales oscuros o cualquier otra prenda que pueda impedir o dificultar la identificación de la persona.
    • Certificado o volante de empadronamiento del Ayuntamiento donde el solicitante tenga su domicilio, expedido con una antelación máxima de 3 meses a la fecha de la solicitud del DNI 3.0.
    • Los españoles residentes en el extranjero acreditarán el domicilio mediante certificación de la Representación Diplomática o Consular donde estén inscritos como residentes, (expedido con una antelación máxima de 3 meses a la fecha de la solicitud).
    • Si se trata de un menor de 14 años o persona con capacidad judicialmente complementada se llevará a cabo en presencia de la persona que tenga encomendada la patria potestad o tutela, o persona apoderada por estas últimas

    Para la primera inscripción como nacionalizado: Tarjeta de Identificación de Extranjero (TIE) o Certificado de Registro de Ciudadano de la Unión, en el que conste número de identificación de extranjero (NIE).

    Validez

    El DNI electrónico tiene los siguientes períodos de validez, en función de la edad del solicitante:

    • Si no ha cumplido los 5 años de edad: 2 años.
    • Titular entre 5 y 29 años de edad: 5 años
    • Titular entre 30 y 69 años de edad: 10 años.
    • Titular mayor de 70 años o persona mayor de 30 años que acredite la condición de gran inválido: es permanente.

    Certificados electrónicos en el DNI 3.0

    Con el DNI electrónico se obtienen dos certificados que funcionan con un dispositivo seguro de creación de firma electrónica, por lo que garantizan la identidad del suscriptor y del poseedor de la clave privada de identificación y firma, y permiten la generación de la firma electrónica reconocida:

    • Certificado de Autenticación, que permite garantizar electrónicamente la identidad del ciudadano al realizar una transacción telemática.
    • Certificado de Firma, que permite al ciudadano firmar trámites o documentos. Este certificado permite sustituir la firma manuscrita por la electrónica en las relaciones del ciudadano con terceros.

    Estos certificados tienen una validez máxima de 5 años. A la extinción de la vigencia del certificado electrónico puede solicitarse la expedición de nuevos certificados reconocidos, manteniendo la misma tarjeta del DNI mientras dicho documento continúe vigente. La pérdida de validez del DNI lleva aparejada la pérdida de validez de los certificados reconocidos incorporados al mismo. La renovación o la expedición de duplicados del mismo implica, a su vez, la expedición de nuevos certificados electrónicos.

  • b.  Certificados FNMT
  • Certificado de persona física

    El Certificado digital FNMT de Persona Física o Certificado de Ciudadano o Usuario es un documento digital que contiene sus datos identificativos y le permite identificarse en Internet. Le permitirá identificarse en Internet e intercambiar información con otras personas y organismos con la garantía de que sólo Ud. y su interlocutor pueden acceder a ella. 

    Este certificado puede solicitarse por cualquier ciudadano mayor de edad o menor emancipado que esté en posesión de su DNI o NIE.

    Certificado de representación

    El certificado de representación es aquel que permite la autentificación de una empresa en internet a través del representante legal de la misma. Las pymes pueden solicitar dos tipos de certificados:

    • Certificado de representación de administrador único y/o solidario. Puede obtenerse por sociedades anónimas y limitadas, cuando el representante de la sociedad es administrador único o solidario inscrito correctamente en el Registro Mercantil.
    • Certificado de representación de persona jurídica. Se expide a los representantes de la empresa, cuando no se trate de administradores únicos o solidarios.

    Para solicitarlos se ha de aportar la siguiente documentación:

    • Certificado del Registro Mercantil expedido con plazo no superior a los 15 días anteriores a la fecha de solicitud del certificado relativo a los datos de constitución y personalidad jurídica de las mismas.
    • Si el solicitante es administrador o representante legal sujeto a inscripción registral: certificado del correspondiente Registro relativo a su nombramiento y vigencia de su cargo, expedido durante los 15 días anteriores a la fecha de solicitud del certificado de representante de persona jurídica.
    • En caso de representación voluntaria: poder notarial que contenga una cláusula especial para solicitar electrónico de representante de persona jurídica.
    La persona física solicitante del certificado, a efectos de su identificación, deberá personarse en cualquier oficina de acreditación, y se acreditará mediante DNI. Puede prescindirse de la personación si su firma en la solicitud del Certificado Electrónico de representante de persona jurídica ha sido legitimada en presencia notarial.

    Certificados de componente

    Los certificados de componente pueden ser de las siguientes clases:

    • Certificado SSL/TLS de servidor web, wildcard o SAN multidominio que permiten comunicarse de forma segura con sus clientes, utilizando el protocolo SSL/TLS, mediante el que se garantiza la identidad del nombre del dominio o subdominio donde se encuentra su servicio Web. Estos certificados tienen una validez de 1 año.
    • Certificado de sello de entidad. Es aquel que permite a la empresa identificarse telemáticamente de forma inequívoca y realizar firmas electrónicas. Se emiten con una validez de 1, 2 o 3 años.

  • 3.  Extinción y suspensión de certificados
  • Extinción

    Los certificados electrónicos se extinguen por caducidad a la expiración de su período de vigencia, o mediante revocación por los prestadores de servicios electrónicos de confianza.

    La extinción de un certificado electrónico puede causarse por:

    • Expiración del período de vigencia.
    • Revocación del mismo efectuada por el prestador del servicio electrónico, en los siguientes supuestos:

    • Solicitud formulada por el firmante, la persona física o jurídica representada por este, un tercero autorizado, el creador del sello o el titular del certificado de autenticación de sitio web;
    • Violación o puesta en peligro del secreto de los datos de creación de firma o de sello, o del prestador de servicios de confianza, o de autenticación de sitio web, o utilización indebida de dichos datos por un tercero;
    • Resolución judicial o administrativa que lo ordene;
    • Fallecimiento del firmante; capacidad modificada judicialmente sobrevenida, total o parcial, del firmante;
    • Extinción de la personalidad jurídica o disolución del creador del sello en el caso de tratarse de una entidad sin personalidad jurídica, y cambio o pérdida de control sobre el nombre de dominio en el supuesto de un certificado de autenticación de sitio web;
    • Terminación de la representación en los certificados electrónicos con atributo de representante;
    • Cese de actividad del prestador de servicios de confianza salvo que la gestión de los certificados electrónicos expedidos por aquel sea transferida a otro prestador de servicios de confianza;
    • Descubrimiento de falsedad o inexactitud de los datos aportados para la expedición del certificado y que consten en el, o alteración posterior de las circunstancias verificadas para la expedición del certificado, como las relativas al cargo;
    • Si se advierta que los mecanismos criptográficos utilizados para la generación de los certificados no cumplen los estándares de seguridad mínimos necesarios para garantizar su seguridad.
    • Cualquier otra causa lícita prevista en la declaración de prácticas del servicio de confianza.
    Suspensión

    La vigencia de dichos certificados puede ser objeto de suspensión por los prestadores de servicios de certificación, entre otros, por los siguientes motivos:

    • Solicitud del firmante, del representado por este, de un tercero autorizado o de la persona física solicitante de un certificado electrónico de persona jurídica.
    • Resolución judicial o administrativa que así lo ordene.
    • Si se advierta que los mecanismos criptográficos utilizados para la generación de los certificados no cumplen los estándares de seguridad mínimos necesarios para garantizar su seguridad.
    • Existencia de dudas fundadas acerca de la concurrencia de circunstancias que, de comprobarse su existencia, darían lugar a la extinción del certificado -por ejemplo, utilización indebida por parte de un tercero-.

    La vigencia del certificado se extinguirá si transcurrido el plazo de duración de la suspensión, el prestador no la levanta.

  • 4.  Validación de los certificados electrónicos
  • ¿En qué consiste?

    Validar un certificado electrónico es comprobar la identidad de su titular y la validez del mismo.

    ¿Cómo puede realizarse?

    La validación puede realizarse a través de los servicios online que proporcionan las Autoridades de Certificación que han emitido el certificado.

    Por ejemplo, la validación de los certificados emitidos por la FNMT puede realizarse en la página web: https://www.sede.fnmt.gob.es/certificados/persona-fisica/verificar-estado

    Cuando el número de certificados a verificar es alto o han sido emitidos por distintas autoridades de certificación, pueden utilizarse las denominadas plataformas de validación que centralizan los servicios de validación.

    Por ejemplo, la Administración General del Estado pone a disposición de los ciudadanos la plataforma VALIDe (https://valide.redsara.es/valide/).

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